Pada dua tulisan sebelumnya, kita sudah membahas bagaimana pengelolaan isi dari web sekolah. Pada kesempatan kali ini kita akan membahas bagaimana jika tim redaksi belum terbentuk di sekolah. Apakah website akan menjadi mati suri? Langkah apa yang harus dilakukan oleh pihak sekolah?
Pada dasarnya, seorang admin web hanya bertugas untuk menjaga website itu sendiri. Cakupan tugasnya meliputi backup data, pembaruan, instalasi fitur tambahan, dan memperpanjang sewa server dan domain. Untuk konten kegiatan sekolah, semuanya kembali lagi kepada pihak manajemen sekolah.
Lantas bagaimana pengelolaan isi website dilakukan jika belum terbentuk sistem keredaksian? Cara tersingkat adalah, buat form isian bagi para guru atau siswa yang menjadi penanggung jawab (PJ) atau berpartisipasi dalam suatu kegiatan yang mewakili sekolah. Mereka yang terlibat langsung dalam kegiatan tersebut tentunya memahami alur pelaksanaan acara sehingga mereka dapat mengisi form secara detail.
Adapun isian form paling tidak harus memenuhi kaidah penulisan berita, yaitu 5W1H (what, who, where, when, dan why). Anda dapat memanfaatkan Google Forms, di mana di dalamnya terdapat fitur unggah berkas multimedia untuk dokumentasi konten. Selanjutnya, admin web atau guru yang ditunjuk tinggal menuliskan hasil isian form ke dalam website. Berikut ini contoh isian form
- Nama Lengkap
(ket) Gunakan tanda koma jika peserta lebih dari satu - Nomor HP
(ket) WA aktif - Status Anda dalam Kegiatan
(ket) Misal, peserta, pembicara, tamu undangan, perwakilan dari… dsb) - Jabatan
(Dropdown Menu) Guru / Siswa / Karyawan / Wali Murid/ - Nama Event / Kegiatan
(ket) Cantumkan pula tema kegiatan jika ada - Penyelenggara
(ket) Jelaskan siapa penyelenggara acara dan instansi apa saja yang terlibat - Tempat Kegiatan
(ket) Sebutkan pula lantai brp jika dilaksanakan di gedung - Hari dan Waktu Pelaksanaan
(ket) Tambahkan pula waktu selesai pelaksanaan - Pembicara / host
(ket) Gunakan tanda koma jika pembicara lebih dari satu. Tuliskan jabatan jika ada. - Deskripsikan kegiatan secara singkat, apa saja yang dilakukan
(ket) Jika Anda mendapat prestasi dalam tulisan ini, tuliskan juga di sini. Jabarkan juga dalam kategori apa - Unggah Dokumentasi Kegiatan
(ket) Anda dapat mengunggah foto atau video singkat dokumentasi kegiatan
